Quels documents conserver si Revenu Québec vérifie votre immeuble locatif (duplex, triplex, multiplex) ?

Personne n’aime recevoir une lettre de vérification de Revenu Québec ou de l’ARC. Pourtant, les propriétaires de duplex, triplex et multiplex sont fréquemment vérifiés, surtout lorsque les dépenses locatives sont élevées ou que des travaux majeurs ont été déclarés.

La bonne nouvelle : avec une organisation minimale, une vérification peut demeurer un simple échange de documents plutôt qu’une source de stress.

1. Dossier de base pour chaque immeuble

Créez un dossier (physique ou numérique) par immeuble contenant :

• L’acte d’achat et l’état des ajustements du notaire.
• Les évaluations municipales récentes.
• Les baux signés (actuels et passés sur au moins 6 ans).
• Les avis de hausses de loyer et communications importantes avec les locataires.

Ce dossier sert de fondation pour répondre aux questions sur la valeur de l’immeuble, le nombre de logements et les loyers.

2. Relevés bancaires et preuve des encaissements

Revenu Québec peut vouloir vérifier que :

• Les loyers déclarés correspondent bien aux encaissements bancaires.
• Les revenus accessoires (stationnement, rangement, buanderie) sont inclus.

Conservez :

• Les relevés bancaires complets du compte dédié à l’immeuble.
• Un tableau des loyers (rent roll) par unité avec dates, montants et mode de paiement.
• Toute preuve de dépôt (captures d’écran, talons de dépôts, etc.).

Pour mettre en place ce système, inspirez-vous de l’article Comment suivre les revenus et dépenses locatifs au Québec.

3. Factures de dépenses locatives

Pour chaque dépense déclarée sur le T776/TP-128-V, conservez :

• La facture détaillée (fournisseur, date, description du travail ou service).
• La preuve de paiement (débit, virement, chèque, carte de crédit).

Classez-les par catégorie :

• Taxes municipales/scolaires.
• Assurance immeuble.
• Services publics.
• Réparation et entretien.
• Publicité et gestion.
• Honoraires professionnels.
• Intérêts sur emprunts liés à l’immeuble.

4. Travaux majeurs et dépenses en capital

Les gros travaux attirent l’attention des autorités fiscales. Pour chaque projet majeur (toiture, fenêtres, cuisines, salles de bain, thermopompes) :

• Conservez la soumission, la facture finale et les preuves de paiements.
• Ajoutez des photos avant/après pour montrer la nature des travaux.
• Indiquez si vous avez traité la dépense comme courante ou capitalisable, en lien avec l’article Dépenses courantes vs dépenses en capital pour un immeuble locatif au Québec.

5. Prêts et intérêts

Pour déduire correctement les intérêts :

• Gardez les contrats d’hypothèque et de marges de crédit.
• Conservez les relevés annuels indiquant la portion intérêts.

En vérification, Revenu Québec peut vouloir voir que les emprunts servent bien à l’immeuble (acquisition, rénovations, refinancement lié à la location).

6. Dossiers numériques bien structurés

Pour faciliter la transmission de documents lors d’une vérification :

• Créez une structure de dossiers du type :
  • 2024/banque/
  • 2024/factures/entretien/
  • 2024/travaux-majeurs/
• Nommez les fichiers de façon explicite (ex. 2024-03-15_plombier_cuisine_apt2_350$.pdf).

Cette organisation fait gagner du temps à tout le monde (vous, votre comptable et l’inspecteur).

7. Combien d’années garder ?

En général, Revenu Québec recommande de conserver les documents au moins 6 ans après l’année d’imposition visée. Pour un immeuble locatif, il peut être prudent de conserver indéfiniment :

• Les documents d’achat/vente.
• Les preuves de gros travaux capitalisables.

Appel à l’action

Si vos dossiers locatifs sont dispersés entre boîtes, courriels et captures d’écran, TaxCove peut vous aider à mettre en place une structure simple, compatible avec les attentes de Revenu Québec et de l’ARC. Nous offrons un accompagnement combiné en gestion immobilière et comptabilité locative. Pour amorcer une collaboration, remplissez notre formulaire via la page Commencer.

Avis important

Cet article fournit de l’information générale et ne remplace pas un avis fiscal personnalisé. Les exigences documentaires peuvent varier selon la situation et évoluer avec le temps. En cas de doute, vérifiez les directives officielles de Revenu Québec et de l’ARC ou consultez un professionnel.

Avis important

Cet article fournit de l’information générale seulement et ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé. Les règles peuvent changer et comporter des exceptions; validez votre situation avec un professionnel ou les autorités fiscales.